🔶 نکات پیش‌رو مطالبی است که برای جمعی از مسولان نهاد نمایندگی ولی‌فقیه در دانشگاه‌های کشور ارائه شد که خلاصه آن برای امکان استفاده همگان، اینجا نیز تقدیم می‌گردد:
🔹در فراخوان به یک همایش، اطلاع رسانی (رویکرد حداقلی) کافی نیست؛ بلکه تبلیغ و ترویج (رویکرد حداکثری) لازم است تا به واسطه تنوع و فراوانی آن، مخاطب به حضور ترغیب شود.
🔹قالب همایش را اگر موضوع آن سیاسی و مناظره‌پذیر است، به صورت مناظره برگزار کنید تا به این واسطه بتوانید مخاطبان و حامیان طرف دیگر مناظره را نیز مستمع صحبت خویش قرار دهید و یک گفتمان را با حضور نماینده آن نقد کنید تا اثرگذاری بیشتری داشته باشد.
🔹اگر موضوع یک نشست یا همایش مناظره‌پذیر نیست، اینجا نیز حداقل از دو سخنران دعوت نمایید تا اولا تنوع سخنرانان سبب ترغیب بیشتر مخاطبان به حضور شود و ثانیا هم به سبب وقت کمتر اختصاص یافته به سخنرانان و هم به سبب در معرض مقایسه بودن آنان با یکدیگر، غنا و محتوای کلام‌شان ارتقا یابد.
🔹در اعلام زمان یک برنامه، بهترین روش ترغیب مخاطب به حضور، التزام به حداقل دو موج تبلیغی است؛ ابتدا یک هفته پیش از برگزاری به‌جهت فراهم کردن امکان برنامه‌ریزی برای حضور، و سپس یادآوری ترجیحا پیامکیِ آن، چند ساعت قبل از شروع برنامه.
🔹چنین برنامه‌هایی عموما گاهی تا یک ساعت پس از اعلام رسمی آن در اطلاعیه آغاز می‌شود که چون مخاطب این را می‌داند، او هم دیر و حتی در میانه همایش ملحق می‌شود!
برخی نیز به اطلاعیه اعتماد می‌کنند و سر ساعت حضور می‌یابند که نتیجه فقط اتلاف وقت‌شان است.
🔹اینجا بهترین راهکار آن است که براساس اعلام قبلی، ابتدای همایش، سینمایی یا مستند یا کلیپ‌هایی مرتبط با موضوع، پخش و نتایج زیر حاصل گردد:
افزایش جذابیت همایش با افزودن بر تنوع سبد محتوایی آن،
افزایش سطح دانش مخاطب نسبت به موضوع و فراهم آوردن امکان استفاده بهتر و بیشتر از سخنرانی،
جلوگیری از هدررفت وقت حضاری که به موقع آمده‌اند،
آغاز بخش سخنرانی یا مناظره با حداکثر جمعیت.
🔹لازم است مجموعه‌ای از کتب و فیلم‌ها و نرم‌افزارهای فرهنگی موجود باشد که در حاشیه هر مراسم به صورت با/بدون تخفیف عرضه گردد. طبیعتاً مطلوب‌تر آن است که محتوای میز کتاب با موضوع همایش هم‌سنخ باشد.
🔹تا می‌توانید از حواشی و مقدمات برنامه نظیر سرود، تلاوت قرآن، شعرخوانی، خوشامدگویی و نظایر آن کم کنید و فرصت و حوصله مخاطب را صرف محتوای اصلی نمایید.
🔹سقف حوصله مخاطب برای بهترین و جذاب‌ترین نشست‌ها دو ساعت است و در صورت برگزاری برنامه به صورت چند سخنران، برای هر فرد تخصیص مجموعا ۱۵ الی ۳۰ دقیقه کفایت می‌کند؛ هرچند خود او اصرار به زمان بیشتری داشته باشد.
🔹برنامه‌های تبیینی لازم است حتما دو طرفه و به صورت پرسش و پاسخ باشد و این موضوع نیز به عنوان یک وجه جذابیت در پوستر و تبلیغات ذکر گردد.
🔹برای پرسش‌ها حتما هر دو رویکرد کتبی و شفاهی را توامان فراهم آورید. شفاهی برای کسانی که مایلند دیده شوند؛ و کتبی برای کسانی که مایل نیستند هویت‌شان آشکار گردد.
🔹سخنرانان نیز لازم است از بیان آیات و روایات و مَطلع طولانی در ابتدای سخن پرهیز کرده و به یک «بسم‌الله» اکتفا نمایند؛ درغیر این صورت موجب پرش‌ذهنی مخاطب خواهند شد.
🔹همچنین توجه داشته باشند که استفاده از اعداد و ارقام دقیق و مستندات و مطالب جدید و نیز به‌کار بردن ابزار تصویر در ارائه، از وجوه اتقان و جذابیت کلام است.
🔹تمام آنچه تا اینجا برای برگزاری یک همایش پرمخاطب و پرمحتوا گفته شد، نهایتا نیمی از راه است. متاسفانه برگزار کنندگان به دریافت بازخوردهای مثبت در جلسه اکتفا می‌کنند و توجه ندارند که اگر این محتوا برای مخاطبان چندصد نفری داخل سالن مفید بوده، برای مخاطبان چند ده/صد هزار نفری فضای مجازی نیز حتما مفید است.
🔹لازم است بانیان همایش‌ها، خود اقدام به تنظیم خبر و گزارش برنامه نموده و آن را به خبرنگاران حاضر در جلسه که معمولا در تنظیم خبر دقت کافی ندارند، واگذار نکنند.
🔹باید بانکی از خبرگزاری‌ها، سایت‌ها، کانال‌های خبری-تحلیلی و روزنامه‌ها را به همراه شماره یا آیدی تماس آماده داشت و خبر و گزارش تنظیم شده را به همه مجاری ارتباطی آن رسانه‌ها (ایمیل، فکس و آیدی‌های کانال‌های شبکه‌های اجتماعی مختلف) ارسال کرد تا ضریب پذیرش و انتشار مطلب بالا رود.
🔹مهمتر از تهیه خبر و گزارش مکتوب، انتشار فیلم صحبت‌ها در فضایی چون یوتیوب و آپارات است؛ و مهمتر از آن تهیه یک/چند کلیپ کوتاه از گزیده گفته‌ها که متناسب با ذائقه عمومی است و بازدید بسیار بالایی می‌خورد.
🔹همچنین مطلوب است اگر برگزار کنندگان نشست‌ها مجموعه ثابتی هستند، علاوه بر درج در پوستر، در نشست نیز، آدرس کانال خود را ذکر کنند و به‌علاوه با دریافت شماره شرکت کنندگان، آنان را از برنامه‌های بعدی مطلع نمایند.